Portaria nº 2334, de 07 de dezembro de 2023

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS, usando das atribuições estatutárias, conferidas por Decreto de 28 de junho de 2021, publicado no Diário Oficial da União de 29 de junho de 2021, e

CONSIDERANDO a Orientação Prática de Serviços de Auditoria da Controladoria Geral da União – CGU, a qual estabelece que “uma vez que a efetiva agregação de valor do trabalho de auditoria somente é aferida quando as recomendações são atendidas e as melhorias propostas são alcançadas, é essencial que o monitoramento das recomendações seja realizado de forma estruturada, regular e interativa, com a devida previsão dessa atividade no plano operacional da Unidade de Auditoria Interna Governamental - UAIG”;

CONSIDERANDO que o Acórdão nº 843/2023-TCU-Plenário recomendou às Universidades Federais, que “procedam à avaliação do estoque de recomendações em monitoramento”;

CONSIDERANDO a necessidade de promover a eficiência e a racionalização das ações de controle;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - INSTITUIR, em caráter transitório, a Sistemática de Monitoramento das Recomendações emitidas pela Auditoria Interna Governamental da Universidade Federal do Amazonas – AUDIN/UFAM.

Art. 2º - Para os efeitos desta Portaria entende-se por:

I - Unidade Auditada: Unidade Acadêmica ou Administrativa da estrutura organizacional da UFAM que recebeu algum serviço da Auditoria Interna;

II - Unidade de Auditoria Interna Governamental: unidade de Auditoria Interna da UFAM responsável pelas atividades típicas da terceira linha do modelo do The Institute of Internal Auditors (IIA);

III - Sistema e-Aud: sistema desenvolvido pela Secretaria Federal de Controle Interno da Controladoria-Geral da União (CGU) para gestão da Atividade de Auditoria Interna Governamental.

Art. 3º - São objetivos da Sistemática de Monitoramento:

I - A eficiência e a racionalização das ações de controle;

II - Melhoria dos processos de governança, gestão de riscos e controles internos;

III - Agregar valor à gestão;

IV - Fortalecer a transparência ativa da instituição.

Art. 4º  - Ficam estabelecidos os procedimentos a serem observados pela Auditoria Interna Governamental da Universidade Federal do Amazonas, no tocante à atividade de monitoramento das recomendações emitidas em decorrência dos trabalhos de auditoria realizados no âmbito da UFAM.

CAPÍTULO II

DO PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE DE MONITORAMENTO

Art. 5º - O monitoramento de recomendações é uma atividade de caráter permanente e deve ser realizado de forma sistemática e disciplinada, por intermédio do Sistema e-Aud, com a devida previsão no Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna - PAINT.

Art. 6º - A atividade de monitoramento de recomendações será realizada segundo os pressupostos de “autonomia técnica e objetividade” e de adequado “alinhamento às estratégias, objetivos e riscos da Unidade Auditada”. Para tanto, deve ser exercida com proficiência e devido zelo profissional, com adequada interlocução com a Unidade Auditada e com permanente avaliação quanto à validade e à oportunidade das recomendações.

Art. 7º - O teor de uma recomendação ou da data estabelecida para o seu atendimento somente poderão ser alterados mediante prévio entendimento com a Unidade Auditada.

CAPÍTULO III

DO TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES

Art. 8º - A Coordenação de Monitoramento e Acompanhamento – CMA/AUDIN deverá realizar, ao fim de cada trimestre do exercício, reunião com os responsáveis pelas respectivas Unidades Auditadas para reportar sobre a situação das recomendações em monitoramento, alertando sobre a responsabilidade pelo seu adequado atendimento, bem como colher informações sobre eventuais dificuldades existentes ou fatos supervenientes que possam prejudicar o pleno atendimento das recomendações emitidas pela AUDIN/UFAM.

Art. 9º - A CMA/AUDIN divulgará, previamente, a cada semestre, o cronograma de reuniões de modo que os responsáveis pelas Unidades Auditadas possam organizar suas agendas e garantir a participação.

Art. 10 - Para as referidas reuniões, a CMA/AUDIN deverá apresentar à Unidade Auditada um balanço atualizado sobre:

I - recomendações a vencer;

II - recomendações com prazo de atendimento vencido em até noventa dias;

III - recomendações com prazo de atendimento vencido entre noventa dias e um ano;

IV - recomendações com prazo de atendimento vencido há mais de um ano; e

V - destaque das principais recomendações, a fim de permitir a priorização das providências mais urgentes e de maior impacto.

Art. 11 - Os encaminhamentos decorrentes das reuniões referidas no Art. anterior deverão ser devidamente registrados pela Unidade Auditada no Sistema e-Aud, informando, para cada recomendação, conforme o caso:

I - as providências adotadas para o atendimento da recomendação;

II - solicitação de prorrogação da data limite para atendimento, com as devidas justificativas;

III - solicitação de revisão ou de cancelamento da recomendação, com as devidas justificativas; ou

IV - declaração de assunção do risco associado ao não atendimento da recomendação pela Unidade Auditada.

Art. 12 - Para as recomendações estruturantes poderão ser pactuados Planos de Ação com o detalhamento das ações, prazos e responsáveis pela implementação.

Art. 13 - A chefia da Unidade Auditada poderá designar interlocutores para representarem a Unidade Auditada nas reuniões e no registro das informações no Sistema e-Aud, mediante concessão de perfil de acesso.

Art. 14 - Caso a Unidade Auditada não registre no Sistema e-Aud, em até sessenta dias após a realização da reunião, os encaminhamentos elencados no Art. 11, a CMA/AUDIN deverá avaliar a conveniência e a oportunidade de expedir Ofício relatando formalmente o fato e solicitando um plano de ação para tratamento das recomendações à da Unidade Auditada e dando conhecimento ao Presidente do Conselho de Administração - CONSAD.

Art. 15 - A CMA/AUDIN deverá proceder às análises necessárias e registrar no Sistema e-Aud o seu posicionamento sobre as providências ou manifestações apresentadas pelos responsáveis da Unidade Auditada em até trinta dias do seu recebimento.

Art. 16 - No caso de recomendações relacionadas a irregularidades, assim consideradas aquelas classificadas como “Reposição de bens e valores”, “Indicação de Tomada de Contas Especial - TCE”, “Ajuste de objetos” e “Cessação de objetos”, para as quais a Unidade Auditada não tenha apresentado providências efetivas para o seu saneamento após decorridos 180 dias da data limite de atendimento, deverá ser expedido Ofício relatando formalmente o fato à Alta Administração da UFAM e dando conhecimento ao CONSAD.

Art. 17 - Decorrido o prazo máximo de cinco anos da data limite de atendimento da recomendação e tendo sido cumpridas todas as etapas previstas nesta seção, a CMA/AUDIN poderá encaminhar proposta de conclusão do monitoramento ao Auditor Chefe da AUDIN/UFAM.

Art. 18 - O Auditor Chefe avaliará o histórico da recomendação, e com base nos critérios de relevância, gravidade, atualidade, impacto, recorrência, viabilidade e materialidade, poderá decidir pela conclusão do monitoramento, informando à administração da Unidade Auditada os riscos associados à não implementação da recomendação e registrando sua assunção tácita.

Parágrafo Único - No caso de conclusão do monitoramento conforme disposto neste artigo, a administração da Unidade Auditada e o CONSAD deverão ser informados, por Ofício, sobre o fato.

Art. 19  - A conclusão do monitoramento por decurso de prazo e/ou ausência de providências não encerra a responsabilidade do gestor em adotar as medidas necessárias ao alcance dos objetivos da administração pública.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 20 - Para as recomendações emitidas antes do exercício de 2020 a Unidade Auditada deverá manifestar-se quanto à validade e à oportunidade de implementação das ações a fim de oferecer à CMA/AUDIN condições de elaborar a estratégia de acompanhamento e/ou encaminhamento para conclusão do monitoramento.

Art. 21 - As recomendações que impliquem na apuração de responsabilidade terão os seus prazos observados às normas da Corregedoria Setorial da UFAM.

Art. 22 - Nos casos de apuração de responsabilidades, reposição de bens e valores e Tomadas de Contas Especial serão observados os prazos prescricionais e decadenciais das normas específicas vigentes.

Art. 23 - A CMA/AUDIN manterá em transparência ativa painel de monitoramento, atualizado no mínimo a cada três meses, contendo informações referentes ao estoque de recomendações da AUDIN/UFAM.

Art. 24 - A CMA/AUDIN encaminhará ao CONSAD, semestralmente, relatório gerencial contendo informações sobre o processo de monitoramento das recomendações e seus resultados.

Art. 25 - Fica estabelecido prazo não superior a 120 (cento e vinte) dias, a fim de que o presente ato seja transformado em proposta de Resolução a ser submetida ao competente Conselho de Administração, tendo em vista seu caráter normativo.

Art. 26 - Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

SYLVIO MÁRIO PUGA FERREIRA

Reitor

(assinado eletronicamente) 

Documento assinado eletronicamente por SYLVIO MÁRIO PUGA FERREIRA, Reitor, em 07/12/2023, às 11:12, conforme horário oficial de Manaus, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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